Od 27 kwietnia 2026 r. procedura składania wybranych wniosków pobytowych cudzoziemców w Polsce działa już tylko w formie elektronicznej. Papierowa ścieżka została zastąpiona przez system MOS, czyli Moduł Obsługi Spraw. To zmiana, która bezpośrednio wpływa na codzienną pracę pracodawców i działów HR wspierających cudzoziemców w formalnościach pobytowych.
Najważniejsze jest to, że cyfryzacja nie zmieniła jednej podstawowej zasady: stroną postępowania nadal pozostaje cudzoziemiec, a nie pracodawca. Zmienił się jednak sposób działania w praktyce. Warto więc uporządkować, co dokładnie obejmuje MOS, czego pracodawca już zrobić nie może i jak w tym samym czasie zmienia się weryfikacja legalności pobytu po uruchomieniu systemu EES.
Jakie wnioski objął system MOS?
System MOS działa od 27 kwietnia 2026 r. i obejmuje składanie wniosków pobytowych wyłącznie drogą elektroniczną. Zmiana dotyczy trzech głównych kategorii spraw pobytowych:
- zezwolenia na pobyt czasowy
- pobytu stałego
- pobytu długoterminowego rezydenta UE
Nowe zasady obejmują też wnioski o kartę CUKR. W tych sprawach papier przestał funkcjonować jako dopuszczalna forma złożenia dokumentów.
Platforma jest dostępna w siedmiu językach: polskim, angielskim, arabskim, francuskim, wietnamskim, rosyjskim i ukraińskim. To istotne z punktu widzenia firm zatrudniających cudzoziemców, bo system został przygotowany z myślą o najczęściej spotykanych grupach użytkowników.
Kto jest stroną postępowania i co to oznacza dla pracodawcy
Najważniejsza zasada nie zmieniła się wraz z cyfryzacją procedury. Stroną postępowania pobytowego jest zawsze cudzoziemiec. Dotyczy to zarówno spraw wizowych, jak i postępowań dotyczących pobytu czasowego, stałego czy statusu rezydenta długoterminowego UE.
W praktyce ma to duże znaczenie dla pracodawcy. Nawet jeśli firma wspiera cudzoziemca organizacyjnie, nie staje się przez to stroną sprawy. W poprzednim modelu papierowym pracodawcy albo podmioty zajmujące się legalizacją pobytu często uczestniczyli w procedurze jako pełnomocnicy lub po prostu przygotowywali dokumenty technicznie. Po uruchomieniu MOS ta rola została wyraźnie zawężona na etapie samego składania wniosku.
Jak wyglądała procedura papierowa, a jak działa MOS?
Na czym polegała wcześniejsza praktyka
W modelu papierowym wniosek był często przygotowywany przy wsparciu pełnomocnika, prawnika albo przedstawiciela pracodawcy. Cudzoziemiec podpisywał dokument swoim nazwiskiem, pracodawca uzupełniał załącznik dotyczący warunków pracy, a komplet trafiał fizycznie do urzędu albo był wysyłany pocztą.
Choć stroną postępowania był cudzoziemiec, sam udział pracodawcy w przygotowaniu i obiegu dokumentów bywał bardzo duży. W praktyce wiele czynności organizacyjnych było wykonywanych właśnie po stronie firmy.
Co zmieniło się po przejściu na MOS?
W systemie MOS wniosek składa się elektronicznie do wojewody. Kluczowe jest jednak to, że logowanie odbywa się przez ePUAP cudzoziemca, czyli przez jego osobiste konto. To oznacza, że sam cudzoziemiec musi być uczestnikiem tej czynności, bo nie powinien udostępniać swoich danych do logowania osobom trzecim.
Z punktu widzenia pracodawcy oznacza to prostą, ale ważną konsekwencję: firma nie może samodzielnie zalogować się i wysłać wniosku w imieniu cudzoziemca, korzystając z jego dostępu. Pracodawca może pomóc w wypełnieniu formularza, wyjaśnić poszczególne pola czy przygotować wymagane dane, ale sama wysyłka musi odbywać się z udziałem cudzoziemca zalogowanego na własnym koncie.
Czy pracodawca może złożyć wniosek za cudzoziemca?
Nie. Po wdrożeniu MOS pracodawca nie może samodzielnie złożyć wniosku pobytowego za cudzoziemca. Wynika to bezpośrednio z tego, że dostęp do procedury odbywa się przez osobiste konto ePUAP cudzoziemca, którego nie wolno udostępniać.
W praktyce dopuszczalna jest pomoc techniczna lub organizacyjna, ale przy obecności samego cudzoziemca. Oznacza to raczej wspólne przejście przez formularz przy jednym komputerze niż zdalne załatwienie sprawy przez dział HR czy pracodawcę bez udziału zainteresowanego.
To ważna granica. Wcześniej udział pracodawcy w procedurze bywał znacznie szerszy. Teraz system wymusza bardziej bezpośredni udział cudzoziemca w całym procesie składania wniosku.
Dlaczego ePUAP zmienia zasady wsparcia cudzoziemca?
Logowanie do MOS odbywa się przez ePUAP, a więc przez konto osobiste. Z tego powodu udostępnienie loginu i danych dostępowych innym osobom wiąże się z ryzykiem po stronie cudzoziemca. W materiale źródłowym wyraźnie wskazano, że takich danych nie powinno się przekazywać osobom trzecim.
Dla pracodawców oznacza to zmianę sposobu organizowania wsparcia. Jeśli firma pomaga przy wniosku, musi robić to tak, aby cudzoziemiec samodzielnie logował się do systemu i uczestniczył w wysyłce. W praktyce to przesuwa ciężar działań z pełnej reprezentacji na asystowanie w przejściu przez procedurę.
Dlaczego kompletny wniosek jest teraz tak ważny?
Jedna z najbardziej praktycznych zmian dotyczy załącznika od pracodawcy. W procedurze papierowej zdarzało się, że cudzoziemiec składał sam wniosek bez załącznika i dopiero później był wzywany do uzupełnienia braków. Pozwalało to zachować termin, nawet jeśli dokument od pracodawcy nie był jeszcze gotowy.
System MOS tę możliwość usuwa. Wniosek musi zostać wysłany razem z uzupełnionym załącznikiem od pracodawcy i nie ma już przestrzeni na późniejsze dosłanie tego dokumentu w taki sposób, jak wcześniej funkcjonowało to w obiegu papierowym.
Co to zmienia w praktyce HR?
Dla działów HR oznacza to konieczność lepszej koordynacji dokumentów przed wysyłką. Skoro załącznik pracodawcy musi być gotowy od razu, nie da się odkładać jego przygotowania na później tylko po to, by najpierw zachować termin złożenia wniosku.
Materiał źródłowy wskazuje też drugą konsekwencję tej zmiany. Wcześniej część cudzoziemców składała wnioski bez realnie gotowego wsparcia pracodawcy, próbując zabezpieczyć termin przy kończącej się wizie. MOS ogranicza tę lukę, bo bez dokumentu od pracodawcy wniosek o pobyt czasowy nie zostanie wysłany jako kompletny.
Jakie wsparcie można znaleźć bezpośrednio w systemie MOS?
System MOS to nie tylko formularz do składania wniosków. W materiale zwrócono uwagę, że w platformie dostępna jest także rozbudowana baza wiedzy, która może pomóc zarówno cudzoziemcom, jak i osobom wspierającym ich po stronie firmy.
W systemie znajdują się między innymi:
- odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania
- listy kontrolne procedur
- informacje o najczęściej popełnianych błędach
- filmy instruktażowe
- podcasty
- aktualności dotyczące spraw związanych z legalizacją
To szczególnie przydatne tam, gdzie firma wspiera cudzoziemców operacyjnie, ale nie może już przejąć za nich samego złożenia wniosku.
Czym jest system EES i dlaczego ma znaczenie dla pracodawcy
Drugą istotną zmianą jest system EES, czyli Entry-Exit System, który działa w Polsce od 10 kwietnia 2026 r. To rozwiązanie unijne wdrożone w całej strefie Schengen. Polska uruchomiła je jako jeden z pierwszych krajów przy granicy wschodniej.
EES zastępuje tradycyjne pieczątki wjazdowe w paszporcie elektronicznym rejestrem. System zapisuje daty wjazdu cudzoziemca i ma także wspierać blokowanie wjazdu osobom niepożądanym.
Dla pracodawcy znaczenie tej zmiany jest bardzo praktyczne. Do tej pory data wjazdu była często weryfikowana na podstawie pieczątki w paszporcie. Teraz ta metoda przestaje działać, bo wpis o przekroczeniu granicy ma formę elektroniczną.
Jak weryfikować legalność pobytu bez pieczątki w paszporcie?
Pracodawca nadal odpowiada za to, by zatrudniony cudzoziemiec przebywał w Polsce legalnie. Problem polega na tym, że nie ma bezpośredniego dostępu do systemu EES. Nie może więc samodzielnie sprawdzić daty wjazdu w rejestrze.
W takiej sytuacji weryfikacja odbywa się pośrednio. Zgodnie z materiałem źródłowym pracodawca powinien poprosić cudzoziemca o dostarczenie wyciągu z systemu EES. To właśnie cudzoziemiec ma dostęp do danych dotyczących własnych przekroczeń granicy i może wygenerować odpowiedni dokument.
O co poprosić cudzoziemca
Jeżeli dla oceny legalności pobytu istotna jest data wjazdu do Polski albo liczba dni pobytu wynikająca z dokumentu pobytowego lub wizy, pracodawca powinien poprosić cudzoziemca o wyciąg z EES. Taki dokument ma potwierdzić informacje, które wcześniej były odczytywane z paszportu.
To rozwiązanie może oznaczać dodatkową pracę organizacyjną po stronie osób odpowiedzialnych za zatrudnianie cudzoziemców, ponieważ część pracowników będzie potrzebować wsparcia w samym uzyskaniu dokumentu.
Pierwsze dane z EES
Według danych wskazanych w materiale, do 5 maja 2026 r. w systemie EES zarejestrowano ponad 1 milion przekroczeń granicy. Odmówiono też wjazdu 9 500 cudzoziemcom.
To pokazuje skalę działania nowego rozwiązania i potwierdza, że system nie służy wyłącznie ewidencji wjazdów, ale także wzmacnianiu kontroli granicznej.
Co te zmiany oznaczają dla firm zatrudniających cudzoziemców?
Wspólny mianownik obu zmian jest prosty: procedury zostały scyfryzowane, ale nie odciążają one całkowicie pracodawcy. Zamiast tego zmienia się charakter zaangażowania firmy.
Przy MOS pracodawca nie może już sam składać wniosku za cudzoziemca, ale nadal musi zadbać o przygotowanie niezbędnego załącznika we właściwym momencie. Przy EES nie może samodzielnie sprawdzić danych o przekroczeniu granicy, ale nadal musi zweryfikować legalność pobytu, opierając się na wyciągu dostarczonym przez cudzoziemca.
Dla działów HR oznacza to przede wszystkim potrzebę lepszej organizacji wsparcia, większej uważności na kompletność dokumentów oraz dostosowania wewnętrznych praktyk do tego, że kluczowe czynności formalne muszą dziś przechodzić bezpośrednio przez samego cudzoziemca.
Podsumowanie
Od 27 kwietnia 2026 r. wnioski pobytowe objęte systemem MOS można składać wyłącznie elektronicznie. To kończy model, w którym pracodawca mógł w praktyce szeroko uczestniczyć w technicznym składaniu dokumentów. Stroną postępowania nadal jest cudzoziemiec, a logowanie przez ePUAP sprawia, że jego osobisty udział w procedurze staje się niezbędny.
Równolegle system EES zmienił sposób weryfikacji wjazdu i pobytu, zastępując pieczątki w paszporcie elektronicznym rejestrem. Pracodawca nie ma do niego bezpośredniego dostępu, więc musi opierać się na wyciągu wygenerowanym przez cudzoziemca.
Najważniejszy wniosek jest praktyczny: po wdrożeniu MOS i EES rola pracodawcy nie znika, ale staje się bardziej wspierająca i organizacyjna niż reprezentacyjna.
