Od 1 grudnia 2025 zaczęły obowiązywać kolejne przepisy dotyczące legalizacji pracy cudzoziemców w Polsce. Są to rozporządzenia wykonawcze do ustawy obowiązującej już od 1 czerwca. Z jednej strony porządkują one część procedur, z drugiej wprowadzają zmiany, które dla wielu pracodawców mogą oznaczać wyższe koszty i większe ryzyko organizacyjne.

Największe znaczenie mają trzy obszary: wzrost opłat za wnioski, zmiana zasad dotyczących obywateli Gruzji oraz nowy katalog załączników do wniosku o zezwolenie na pracę. W praktyce nie chodzi tylko o samą treść przepisów, ale też o ich konsekwencje dla firm, które planują rekrutację i zatrudnienie cudzoziemców w dłuższej perspektywie.

Co konkretnie zmieniło się od 1 grudnia 2025?

Nowe rozporządzenia dotyczą przede wszystkim zasad proceduralnych związanych z zatrudnianiem cudzoziemców. Nie są to zmiany wyłącznie techniczne. Część z nich wpływa bezpośrednio na koszty po stronie pracodawcy, a część na możliwość dalszego legalnego zatrudniania określonych grup pracowników.

W praktyce najważniejsze są trzy kwestie:

• wzrost opłat za wybrane wnioski
• usunięcie Gruzji z listy państw objętych procedurą oświadczeniową
• doprecyzowanie i rozszerzenie katalogu załączników do wniosku o zezwolenie na pracę

To właśnie te elementy będą najbardziej odczuwalne w codziennym funkcjonowaniu firm.

Jak zmieniły się opłaty za legalizację pracy cudzoziemców?

Jedna z najważniejszych zmian dotyczy wysokości opłat za składane wnioski. Do tej pory opłata za oświadczenia i zezwolenia na pracę wynosiła 100 zł. Od 1 grudnia wzrosła do 400 zł. Zmieniły się też stawki w innych obszarach.

Które opłaty wzrosły?

Z materiału wynika, że:

• opłata za oświadczenia i zezwolenia na pracę wzrosła ze 100 zł do 400 zł
• opłata za zezwolenie na pracę sezonową wzrosła z 30 zł do 100 zł
• opłata za zezwolenia dla pracowników delegowanych do Polski przez podmioty zagraniczne wzrosła do 800 zł

Warto przy tym zaznaczyć, że ostatnia z tych zmian dotyczy pracowników delegowanych do Polski przez zagraniczne podmioty, a nie sytuacji, w której firma z siedzibą w Polsce deleguje cudzoziemca do pracy za granicą.

Dlaczego wzrost opłat jest ważny z perspektywy pracodawcy?

Sama podwyżka może wydawać się umiarkowana, jeśli patrzeć wyłącznie na jeden wniosek. Problem pojawia się jednak wtedy, gdy firma zatrudnia większą liczbę cudzoziemców albo regularnie prowadzi rekrutacje wymagające legalizacji pracy.

W takim modelu koszt nie kończy się na jednym postępowaniu. Pracodawcy zwracają uwagę na dwa praktyczne problemy. Po pierwsze, część cudzoziemców, dla których uzyskuje się zezwolenie, finalnie nie dociera do Polski albo nie podejmuje pracy. Po drugie, przy większej rotacji pracowników koszt legalizacji trzeba ponosić ponownie, a teraz jest on wyraźnie wyższy niż wcześniej.

To oznacza, że wzrost opłat może realnie podnieść koszt prowadzenia działalności w firmach, które opierają część zatrudnienia na kandydatach z zagranicy.

Czy wyższe opłaty przełożą się na sprawniejsze procedury?

W materiale pojawia się wyraźna nadzieja, że podwyżki nie będą tylko dodatkowym obciążeniem finansowym, ale przełożą się też na jakość obsługi po stronie administracji. Chodzi przede wszystkim o sprawność działania systemów elektronicznych, większą liczbę urzędników i krótszy czas rozpatrywania spraw.

To ważny wątek, bo od czerwca składanie wniosków o zezwolenie na pracę odbywa się drogą elektroniczną. Z perspektywy pracodawców naturalne jest więc oczekiwanie, że wyższe opłaty będą szły w parze z usprawnieniem całego procesu.

W źródle wyraźnie wybrzmiewa też problem przewlekłości postępowań. W praktyce terminy ustawowe nie zawsze pokrywają się z rzeczywistym czasem oczekiwania na decyzje. Dla firm, które planują zatrudnienie z wyprzedzeniem, ma to znaczenie nie tylko administracyjne, ale też operacyjne.

Co oznacza usunięcie Gruzji z procedury oświadczeniowej?

Druga duża zmiana dotyczy obywateli Gruzji. Zostali oni usunięci z listy państw, których obywateli można zatrudniać na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy. To istotna zmiana, bo obywateli Gruzji pracujących w Polsce jest wielu, a dla części firm byli oni ważnym elementem rynku pracy.

Co dzieje się z już wydanymi oświadczeniami?

Jeżeli obywatel Gruzji pracował na podstawie oświadczenia, które pozostawało ważne po 1 grudnia, to takie oświadczenie nadal zachowuje ważność. Problem pojawia się jednak przy kontynuacji zatrudnienia. Po wygaśnięciu takiej podstawy konieczne staje się uzyskanie zezwolenia na pracę.

To zmienia sytuację zarówno pracownika, jak i pracodawcy. W miejsce prostszej procedury wchodzi rozwiązanie, które wymaga więcej czasu i formalności.

Gdzie pojawia się największe ryzyko

Największym problemem jest brak realnego okresu przejściowego. W materiale wskazano sytuację, w której część oświadczeń mogła kończyć się już 2, 3, 4 albo 5 grudnia, czyli praktycznie od razu po wejściu w życie nowych przepisów. Jednocześnie rozporządzenia zostały opublikowane z bardzo krótkim wyprzedzeniem.

W takiej sytuacji pracodawcy mogli zwyczajnie nie mieć czasu, by odpowiednio wcześnie złożyć wnioski o zezwolenie na pracę. A skoro na decyzję w sprawie zezwolenia czeka się dwa lub trzy miesiące, powstaje ryzyko utraty podstawy do legalnej pracy.

W materiale pada również obawa, że przynajmniej w takim przejściowym okresie może wzrosnąć szara strefa zatrudnienia obywateli Gruzji. Nie wynika to z chęci obchodzenia prawa, ale z nagłego przecięcia dotychczas stosowanej ścieżki i braku czasu na dostosowanie się.

Co powinni sprawdzić pracodawcy zatrudniający obywateli Gruzji?

Z perspektywy praktycznej najważniejsze jest uporządkowanie sytuacji osób już zatrudnionych. W materiale pada wyraźna rekomendacja, aby pracodawca sprawdził:

• ilu obywateli Gruzji pracuje w firmie
• na jakiej podstawie wykonują pracę
• kiedy kończy się ważność ich obecnych dokumentów

Dopiero na tej podstawie można ocenić, czy trzeba już składać wnioski o zezwolenie na pracę albo rozważyć inne dostępne rozwiązania.

Jakie rozwiązania są wskazane w materiale?

W rozmowie zwrócono uwagę, że w zależności od sytuacji możliwe mogą być różne działania. Wskazano między innymi potrzebę składania wniosków o zezwolenie na pracę, nawet jeśli obecne oświadczenia pozostają jeszcze przez pewien czas ważne. Pojawiła się też wzmianka o możliwości rozważenia przez obywateli Gruzji złożenia jednolitego wniosku o zezwolenie na pobyt czasowy i pracę.

Najważniejszy wniosek jest tu prosty: sprawy nie warto odkładać. Przy długim czasie oczekiwania na decyzje nawet pozornie odległy termin końca legalnej pracy może szybko stać się problemem.

Jak zmienia się katalog załączników do wniosku o zezwolenie na pracę?

Trzeci obszar zmian dotyczy dokumentów dołączanych do wniosku o udzielenie zezwolenia na pracę. W materiale podkreślono, że chodzi o doprecyzowanie i częściowe rozszerzenie katalogu załączników.

Nie jest to zmiana tak widoczna jak podwyżki opłat czy sytuacja obywateli Gruzji, ale w praktyce również może mieć znaczenie. Większa liczba dokumentów oznacza bowiem więcej obowiązków po stronie pracodawcy już na etapie przygotowania wniosku.

Z przedstawionej perspektywy wynika, że celem tych zmian może być bardziej szczegółowa weryfikacja podstaw zatrudnienia cudzoziemców w Polsce. Dla firm oznacza to przede wszystkim konieczność dokładniejszego przygotowania dokumentacji.

Czy te zmiany odpowiadają na potrzeby rynku pracy?

W materiale mocno wybrzmiewa napięcie między kierunkiem zmian a realnymi potrzebami pracodawców. Z jednej strony państwo wprowadza kolejne ograniczenia i dodatkowe wymagania. Z drugiej firmy nadal sygnalizują niedobór pracowników, zarówno fizycznych, jak i specjalistów o wysokich kwalifikacjach.

To ważny kontekst, bo dyskusja o legalizacji pracy cudzoziemców nie odbywa się w próżni. Jej tłem są potrzeby gospodarki i rynku pracy. W źródle podkreślono, że przedsiębiorcy nadal potrzebują pracowników z zagranicy, a problem z dostępnością kadr jest odczuwalny w wielu branżach.

Jednocześnie w rozmowie zaznaczono, że obecne zmiany trudno uznać za ułatwiające zatrudnianie cudzoziemców. Raczej wzmacniają one formalne i kosztowe bariery, a to może pogłębiać rozdźwięk między polityką regulacyjną a praktyką biznesową.

Na co warto się przygotować po 1 grudnia 2025

Najbardziej praktyczny wniosek z tych zmian jest taki, że firmy zatrudniające cudzoziemców muszą działać z większym wyprzedzeniem niż dotąd. Dotyczy to szczególnie pracodawców, którzy zatrudniają obywateli Gruzji, planują większą liczbę wniosków albo działają w modelu obciążonym rotacją pracowników.

W praktyce warto zwrócić uwagę na trzy rzeczy. Po pierwsze, trzeba uwzględnić wyższe koszty legalizacji pracy w planowaniu budżetu. Po drugie, należy sprawdzić sytuację obywateli Gruzji już zatrudnionych w firmie i terminy ważności ich dokumentów. Po trzecie, trzeba przygotować się na bardziej rozbudowaną dokumentację przy wnioskach o zezwolenie na pracę.

Podsumowanie zmian dla pracodawców

Nowe rozporządzenia obowiązujące od 1 grudnia 2025 nie są tylko korektą techniczną. Dla wielu pracodawców oznaczają wyższe opłaty, więcej formalności i większą potrzebę planowania procesów zatrudnienia z wyprzedzeniem.

Najmocniej odczuwalne będą trzy elementy: czterokrotny wzrost wybranych opłat, zmiana sytuacji obywateli Gruzji oraz rozszerzenie katalogu załączników do wniosków. Wspólny mianownik tych zmian jest prosty: legalizacja pracy cudzoziemców staje się procesem bardziej kosztownym i wymagającym organizacyjnie.

Z punktu widzenia firm najważniejsze jest dziś nie tylko śledzenie przepisów, ale też szybka weryfikacja, jak te zmiany wpływają na konkretne przypadki zatrudnienia już w toku.