Od 5 marca 2026 obowiązują przepisy, które wygaszają dotychczasowe rozwiązania wynikające ze specustawy ukraińskiej. Dla wielu firm to ważny moment, bo dotyczy zarówno legalności pobytu obywateli Ukrainy, jak i zasad ich zatrudniania w Polsce.

Najważniejsze jest to, że nie chodzi o nagłe odebranie uprawnień. Zmiany porządkują dotychczasowe zasady i w części przenoszą je do bardziej ogólnych regulacji dotyczących cudzoziemców. To daje pracodawcom czas na uporządkowanie formalności, ale nie oznacza, że można odkładać działania na później.

Co jest dziś najważniejsze dla pracodawcy?

Z punktu widzenia firmy kluczowe są dwie informacje. Po pierwsze, legalny pobyt obywateli Ukrainy objętych ochroną został przedłużony do 4 marca 2027 roku. Po drugie, utrzymana została procedura powiadamiania urzędu pracy o podjęciu pracy, choć pojawiają się nowe konsekwencje za niedopełnienie tego obowiązku.

To oznacza, że sytuacja prawna nie urywa się nagle z dniem 5 marca 2026. Jednocześnie nowa data graniczna nie jest na tyle odległa, by czekać z działaniem. W praktyce procedury pobytowe potrafią trwać wiele miesięcy, więc firmy zatrudniające obywateli Ukrainy powinny już teraz sprawdzić, kto i na jakiej podstawie przebywa oraz pracuje w Polsce.

Do kiedy legalny jest pobyt obywateli Ukrainy?

Najważniejsza zmiana w obszarze pobytu jest prosta: legalny pobyt osób objętych ochroną został przedłużony do 4 marca 2027 roku. To potwierdza możliwość dalszego legalnego przebywania w Polsce dla tych obywateli Ukrainy, którzy korzystali z rozwiązań przewidzianych wcześniej przez specustawę.

W praktyce daje to pewną stabilizację, ale tylko czasową. Dla pracodawcy to sygnał, że warto już teraz zachęcać pracowników do uporządkowania dalszej legalizacji pobytu, zwłaszcza jeśli są związani z firmą na dłużej.

Dlaczego nie warto czekać do 2027 roku?

Choć termin 4 marca 2027 może sprawiać wrażenie odległego, w praktyce nie daje dużego zapasu. Postępowania dotyczące pobytu i pracy trwają długo, a planowana cyfryzacja nie musi od razu przełożyć się na szybsze decyzje.

Z materiału wynika wprost, że nawet po wdrożeniu nowych rozwiązań cyfrowych realne przyspieszenie może pojawić się dopiero po roku lub półtora. Samo elektroniczne złożenie wniosku nie rozwiązuje problemu czasu oczekiwania, skoro wnioski nadal rozpatrują urzędnicy. Dlatego z perspektywy pracodawcy rozsądne jest wspieranie pracowników w składaniu wniosków już teraz, a nie dopiero tuż przed końcem okresu ochronnego.

Co dzieje się z PESEL UKR?

Dla wielu pracodawców dobra wiadomość jest taka, że mechanizm związany z PESEL UKR pozostaje istotnym elementem systemu. Procedura zatrudniania osób, które mają PESEL UKR, pozostaje bez zmian w zakresie powiadomień do urzędu pracy.

To ważne, bo oznacza utrzymanie znanego już rozwiązania, z którego firmy korzystały od dłuższego czasu. Nie oznacza to jednak, że można przestać kontrolować status pracownika. Wręcz przeciwnie, po wejściu nowych przepisów trzeba jeszcze dokładniej wiedzieć, kto posiada PESEL UKR, a kto pracuje na innej podstawie.

Nowe osoby mają tylko 30 dni na złożenie wniosku o PESEL UKR

Istotna zmiana dotyczy osób, które dopiero przyjeżdżają do Polski. Na złożenie wniosku o PESEL UKR mają 30 dni. Przekroczenie tego terminu oznacza dobrowolne zrzeczenie się ochrony tymczasowej. Z materiału wynika, że nie przewidziano tu wyjątków.

Dla pracodawcy ma to praktyczne znaczenie już na etapie onboardingu i kompletowania dokumentów. Jeśli firma zatrudnia nowo przybyłe osoby, powinna bardzo szybko ustalić, czy termin został dochowany. W przeciwnym razie może się okazać, że pracownik nie korzysta z ochrony na zasadach, które firma zakładała.

Kto musi potwierdzić status do sierpnia?

Dodatkowy obowiązek dotyczy osób, które uzyskały PESEL UKR na podstawie oświadczenia, bez dokumentu ze zdjęciem. Takie osoby muszą do sierpnia potwierdzić swój status w urzędzie gminy.

To nie jest zmiana, którą warto zostawić wyłącznie po stronie pracownika. Dla pracodawcy oznacza ryzyko braku aktualnych i prawidłowych danych w dokumentacji, jeśli temat zostanie przeoczony. Warto więc ustalić, których pracowników to dotyczy i odpowiednio wcześniej przypomnieć im o obowiązku.

Czy wyjazd z Polski wpływa na status UKR?

Tak, i to bardzo konkretnie. Opuszczenie Polski na okres dłuższy niż 30 dni powoduje utratę statusu UKR. Zwrócono uwagę, że dotyczy to także delegacji służbowych.

To szczególnie ważna informacja dla firm, które wysyłają pracowników za granicę albo zatrudniają osoby wykonujące pracę w modelu mobilnym. W materiale wyraźnie wskazano, że problem może być istotny zwłaszcza w branży transportowej, IT oraz wszędzie tam, gdzie delegowanie pracowników za granicę jest częścią normalnej organizacji pracy.

Dlaczego to ważne przy planowaniu pracy?

W wielu firmach wyjazd służbowy traktowany jest jak standardowy element zatrudnienia. W przypadku osób ze statusem UKR nie można jednak patrzeć na to wyłącznie organizacyjnie. Przekroczenie 30 dni poza Polską może zmienić sytuację pobytową pracownika.

Dlatego planując dłuższe wyjazdy, warto wcześniej sprawdzić podstawę pobytu danej osoby. Bez tego łatwo doprowadzić do sytuacji, w której pracownik utraci status, a firma zorientuje się dopiero po fakcie.

Czy powiadomienia do urzędu pracy nadal obowiązują?

Tak. To jedna z ważniejszych informacji dla pracodawców. Powiadomienia do urzędu pracy zostają, a dla osób z PESEL UKR procedura pozostaje bez zmian.

Co więcej, dla pozostałych obywateli Ukrainy obowiązek powiadomień ma jeszcze funkcjonować przez trzy lata, czyli do marca 2029 roku. To daje pracodawcom względną ciągłość znanego trybu działania, ale nie zwalnia z pilnowania terminów.

Jaki termin trzeba zachować?

Pracodawca nadal musi pamiętać o 7-dniowym terminie na złożenie powiadomienia. To jeden z tych obowiązków, które na pierwszy rzut oka wydają się proste, ale w praktyce najłatwiej o ich przeoczenie przy większej liczbie zatrudnień albo przy rozproszonej odpowiedzialności w firmie.

Jeśli organizacja zatrudnia wielu cudzoziemców, brak jasnego procesu może szybko przełożyć się na błędy formalne. Dlatego tak ważne jest przypisanie tego zadania konkretnej osobie lub zespołowi.

Jakie kary grożą za brak powiadomienia?

Nowością są kary dla pracodawców za brak powiadomienia PUP. Wskazano, że mogą one wynosić od 1000 do 3000 zł.

To zmienia wagę tego obowiązku. Wcześniej część firm mogła traktować powiadomienia jako formalność techniczną. Teraz niedopełnienie tego kroku wiąże się z bezpośrednim ryzykiem finansowym. W praktyce oznacza to potrzebę lepszej kontroli terminów, kompletności dokumentów i sposobu obiegu informacji między HR, kadrą i osobami odpowiedzialnymi za zatrudnienie.

Czy system MOS przyspieszy procedury?

Rząd planuje cyfryzację składania wniosków przez system MOS, ale na tym etapie nie należy zakładać, że przełoży się to od razu na krótsze postępowania. Z materiału wynika, że mowa raczej o pierwszym etapie, czyli sposobie składania wniosku, a nie o pełnym usprawnieniu całego procesu administracyjnego.

To ważne z praktycznego punktu widzenia. Nawet jeśli wdrożenie systemu ułatwi samo złożenie dokumentów, nie musi to oznaczać szybszego rozpatrywania spraw. Dlatego lepiej korzystać z obecnie dostępnych procedur niż odkładać działania w oczekiwaniu na rozwiązanie, którego realny efekt może pojawić się dopiero po dłuższym czasie.

Co pracodawca powinien zrobić już teraz?

Nowe przepisy nie wymagają rewolucji, ale wymagają porządku. Najrozsądniejsze działania wynikające z materiału można sprowadzić do kilku konkretnych kroków.

Wyznacz osobę odpowiedzialną za legalność pobytu i pracy

To podstawowy element organizacyjny. Ktoś w firmie powinien realnie odpowiadać za weryfikację legalności pobytu i pracy cudzoziemców, a nie tylko doraźnie zajmować się dokumentami przy zatrudnieniu. Bez takiej odpowiedzialności łatwo przeoczyć terminy, zmiany statusu albo braki formalne.

Sprawdź, którzy pracownicy mają PESEL UKR

Firma powinna wiedzieć, którzy pracownicy mają PESEL UKR, a którzy nie. To punkt wyjścia do oceny, jakie obowiązki dotyczą konkretnych osób i jak planować dalsze działania związane z pobytem oraz pracą.

Zachęcaj stałych pracowników do składania wniosków pobytowych

Jeśli obywatel Ukrainy pracuje w firmie od dłuższego czasu, warto skłaniać go do wystąpienia o zezwolenie na pobyt czasowy i pracę. Chodzi nie tylko o porządek formalny, ale też o ograniczenie ryzyka związanego z końcem obecnego okresu ochronnego.

Pilnuj terminów i wyjazdów zagranicznych

Szczególnej uwagi wymagają dwa obszary: 7-dniowy termin na powiadomienie do urzędu pracy oraz wyjazdy z Polski trwające dłużej niż 30 dni. To właśnie tu ryzyko błędu jest dziś najbardziej praktyczne i najłatwiej może przełożyć się na konsekwencje dla pracownika i pracodawcy.

Co wynika z tych zmian w praktyce?

Nowe przepisy nie zamykają możliwości zatrudniania obywateli Ukrainy na dotychczasowych zasadach z dnia na dzień. Dają raczej okres przejściowy i utrzymują część znanych rozwiązań, zwłaszcza w zakresie powiadomień do urzędu pracy.

Jednocześnie kończy się czas działania wyłącznie reaktywnego. Pracodawcy powinni uporządkować wiedzę o statusie swoich pracowników, sprawdzić dokumentację i wcześniej planować kolejne kroki pobytowe. To najprostszy sposób, by uniknąć problemów przy przedłużających się procedurach, zmianie statusu UKR albo przy niedopełnieniu obowiązków wobec urzędu pracy.