Planowane zmiany w zatrudnianiu cudzoziemców w Polsce dotyczą kilku obszarów jednocześnie. Z jednej strony ustawodawca chce ograniczać nadużycia i nielegalne praktyki. Z drugiej ma się pojawić więcej rozwiązań, które uproszczą legalizację pracy i pobytu, a także odciążą pracodawców w najbardziej czasochłonnych procedurach.

Dla firm to ważny temat nie tylko z perspektywy zgodności z przepisami. Przy rosnącym udziale cudzoziemców na rynku pracy nawet drobne błędy formalne mogą mieć poważne skutki organizacyjne. Warto więc dobrze rozumieć, gdzie kończy się standardowa obsługa kadrowa, a gdzie zaczyna realne ryzyko prawne.

Jakie naruszenia mogą prowadzić do poważnych konsekwencji dla pracodawcy?

Jednym z narzędzi przeciwdziałania nielegalnym praktykom ma pozostać zasada, zgodnie z którą ukaranie pracodawcy za określone naruszenia może w przyszłości skutkować brakiem możliwości zatrudniania cudzoziemców. To szczególnie istotne dla firm, które opierają część działalności na pracy obcokrajowców, na przykład w produkcji.

Do naruszeń zaliczają się między innymi powierzenie pracy osobie bez odpowiedniej wizy, zatrudnienie osoby bez właściwego tytułu pobytowego albo zatrudnienie jej na warunkach innych niż wskazane w zezwoleniu na pracę. Każda z tych sytuacji może zostać uznana za wykroczenie. Jeśli takie przypadki się powtarzają, konsekwencje dla pracodawcy mogą być bardzo dotkliwe.

W praktyce problem polega na tym, że do uchybień nie dochodzi wyłącznie z powodu złej woli. W dużych zakładach, gdzie pracują dziesiątki czy setki osób, a wśród nich duża grupa cudzoziemców, bardzo łatwo coś przeoczyć. To właśnie dlatego ryzyko naruszeń dotyczy nie tylko podmiotów działających nierzetelnie, ale też firm, które po prostu nie mają dobrze uporządkowanych procesów weryfikacyjnych.

Dlaczego sama legalność zatrudnienia nie wystarcza?

Wielu pracodawców zakłada, że ich obowiązek kończy się w momencie uzyskania zezwolenia na pracę i potwierdzenia, że pracownik posiada dokument pobytowy. Z materiału wynika jednak jasno, że odpowiedzialność pracodawcy jest szersza. Obejmuje nie tylko legalność samego zatrudnienia, ale również bieżącą weryfikację legalności pobytu cudzoziemca.

To ważne rozróżnienie. Pracownik może mieć komplet dokumentów w chwili rozpoczęcia pracy, ale później jego sytuacja może się zmienić. Jeśli tytuł pobytowy straci ważność, pracodawca nie może zasłaniać się tym, że wcześniej wszystko było poprawne. Obowiązek kontroli aktualnego statusu nadal pozostaje po jego stronie.

Co pracodawca powinien kontrolować na bieżąco?

Kluczowe jest sprawdzanie, czy cudzoziemiec nadal przebywa w Polsce legalnie i czy dokument, na podstawie którego pracuje, pozostaje aktualny. Dotyczy to nie tylko zezwoleń na pracę, ale też kart pobytu, wiz oraz innych podstaw legalnego pobytu.

W rozmowie zwrócono uwagę, że pracodawcy stosunkowo rzadko kontrolują, czy dokument pobytowy nie utracił ważności. Tymczasem właśnie na tym etapie najłatwiej o przeoczenie, które później może zostać zakwalifikowane jako nielegalne powierzenie pracy.

Czym jest dokument DIA i dlaczego ma znaczenie

DIA to elektroniczny dokument wprowadzony po 24 lutego 2022 roku dla obywateli Ukrainy, którzy przyjechali do Polski w związku z wojną. Dokument ten potwierdza legalność pobytu w Polsce i uprawnia także do przekraczania granicy.

Z praktycznego punktu widzenia istotne jest to, że pracodawca powinien okresowo prosić pracownika o okazanie aktualnego dokumentu DIA. Z rozmowy wynika, że wielu pracodawców tego nie robi, a w praktyce zdarzają się sytuacje, w których cudzoziemiec utracił ten status. To oznacza, że jego pobyt staje się nielegalny, a wraz z tym pojawia się problem legalności pracy.

Czy każda zmiana warunków pracy oznacza ryzyko?

W materiale mocno wybrzmiewa jeszcze jedna kwestia. Jeśli dla cudzoziemca zostało wydane zezwolenie na pracę, to zatrudnienie powinno odbywać się na warunkach wskazanych właśnie w tym zezwoleniu. Dotyczy to zarówno wymiaru czasu pracy, jak i wynagrodzenia.

Nie można więc dowolnie zmieniać tych warunków tylko dlatego, że z perspektywy organizacyjnej wydaje się to wygodne. Obniżenie wynagrodzenia po kilku miesiącach zatrudnienia może zostać uznane za nielegalne powierzenie pracy.

Kiedy zmiana nie jest problemem?

Nie każde odstępstwo od standardowego harmonogramu oznacza naruszenie. W rozmowie padł przykład tygodnia, w którym wypada święto i pracownik nie wykonuje pełnych 40 godzin pracy. Taka sytuacja nie jest traktowana jako nielegalne zatrudnienie, ponieważ wynika z ogólnych zasad czasu pracy obowiązujących także obywateli polskich.

Czy podwyżka wymaga nowego zezwolenia?

Z materiału wynika, że podwyższenie wynagrodzenia, czyli poprawa warunków pracy cudzoziemca, zasadniczo nie wymaga nowego zezwolenia. Jednocześnie wskazano, że zmiana warunków co do zasady ma znaczenie prawne, a wyjątki wynikają z przepisów. To sygnał, że każdą zmianę warto oceniać ostrożnie i nie zakładać automatycznie, że skoro jest korzystna dla pracownika, to jest całkowicie neutralna formalnie.

Jak ma być chroniony polski rynek pracy?

Jednym z założeń planowanych zmian pozostaje ochrona porównywalności wynagrodzeń. Chodzi o to, aby cudzoziemiec wykonujący pracę w Polsce otrzymywał wynagrodzenie analogiczne do wynagrodzenia obywatela polskiego zatrudnionego na tym samym stanowisku.

Drugim elementem ma być ograniczenie wydawania zezwoleń na pracę dla podmiotów, wobec których istnieją uzasadnione wątpliwości, że zostały utworzone wyłącznie po to, aby ułatwiać cudzoziemcom wjazd do Polski. Z rozmowy wynika, że w praktyce pojawiają się propozycje współpracy oparte właśnie na takim modelu, co pokazuje skalę problemu.

Po czym może być oceniana rzeczywista działalność firmy

W materiale wskazano przykłady możliwej weryfikacji podmiotu. Chodzi między innymi o dokumenty dotyczące opłacania składek ZUS i podatków. Zwrócono też uwagę, że urzędy mogą oczekiwać dokumentów potwierdzających faktyczne prowadzenie działalności, na przykład umów z kontrahentami.

To ważne z perspektywy pracodawców, ponieważ sama rejestracja firmy nie musi wystarczyć, jeśli pojawią się wątpliwości, czy działalność rzeczywiście jest wykonywana.

Co ma przyspieszyć procedury legalizacji pracy?

W rozmowie wyraźnie podkreślono, że usprawnienie procedur jest dziś konieczne. Skala zatrudnienia cudzoziemców w Polsce rośnie, a wraz z nią rośnie obciążenie urzędów. W efekcie postępowania trwają długo, co utrudnia planowanie zatrudnienia i zwiększa niepewność po stronie firm.

Koniec testu rynku pracy

Jedną z najważniejszych planowanych zmian ma być rezygnacja z tak zwanego testu rynku pracy. Obecnie w wielu przypadkach pracodawca, zanim uzyska zezwolenie na pracę dla cudzoziemca, musi otrzymać informację starosty o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych na lokalnym rynku pracy.

W praktyce, jak wynika z materiału, rozwiązanie to bardzo rzadko prowadzi do faktycznego znalezienia kandydata wśród osób zarejestrowanych jako bezrobotne. Jednocześnie potrafi wydłużyć całą procedurę o kilka tygodni albo nawet o miesiąc czy dwa. Rozmówcy wskazują też, że pracodawcy nauczyli się formułować wnioski w sposób zwiększający szanse na uzyskanie potrzebnej informacji, co ma świadczyć o fikcyjności obecnego modelu.

Co ma go zastąpić?

Zamiast testu rynku pracy ma pojawić się lista zawodów, w których wydawanie zezwoleń na pracę nie będzie możliwe. Taka lista ma być aktualizowana i tworzona na wniosek powiatowych urzędów pracy, które mają najlepszy wgląd w sytuację na lokalnym rynku.

Dla pracodawców oznacza to prostszą weryfikację. Zamiast przechodzić osobną procedurę uzyskiwania informacji starosty, będzie można sprawdzić, czy dane stanowisko znajduje się na liście ograniczeń.

Likwidacja procedury przedłużenia zezwolenia na pracę

Planowana jest też likwidacja samej procedury przedłużenia zezwolenia na pracę. Jeśli pracodawca będzie chciał dalej zatrudniać tego samego cudzoziemca, ma składać wniosek o nowe zezwolenie na pracę, ale z zachowaniem korzyści, które dotąd wiązały się z przedłużeniem.

Jedną z takich korzyści ma pozostać możliwość pracy u danego pracodawcy na dotychczasowych zasadach w trakcie procedury. Dodatkowo kolejny wniosek dla tego samego pracownika ma być rozpoznawany w pierwszej kolejności.

Jakie znaczenie ma elektronizacja procedur?

Cyfryzacja to jeden z najmocniej zaakcentowanych wątków w materiale. Już dziś część czynności można wykonywać elektronicznie i, jak wskazano w rozmowie, te rozwiązania działają dość sprawnie. Dotyczy to między innymi testu rynku pracy realizowanego przez portal praca.gov czy elektronicznego systemu uzyskiwania zezwoleń na pracę.

Podkreślono też, że są procedury, które już teraz muszą być prowadzone wyłącznie elektronicznie, jak powiadomienie o powierzeniu wykonywania pracy obywatelom Ukrainy.

Co nadal odbywa się zbyt analogowo?

Mimo postępu część procedur wciąż wymaga papierowych formularzy. Jako przykład podano postępowanie odwoławcze, które obecnie trzeba przygotować i wysłać pocztą w formie papierowej. Z perspektywy praktycznej to niepotrzebnie wydłuża cały proces.

Podobny problem dotyczy dalszego etapu legalizacji pobytu, czyli wniosków o jednolite zezwolenie na pobyt czasowy i pracę. Co prawda istnieją już określone systemy, ale samo złożenie wniosku przez taki system nie oznacza jeszcze pełnego wszczęcia procedury. W ocenie rozmówców to rozwiązanie połowiczne.

Dlaczego unifikacja systemów może być przełomem?

Za bardzo istotne rozwiązanie uznano planowaną unifikację systemów różnych instytucji, w tym Straży Granicznej, urzędów wojewódzkich, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i organów podatkowych. Dziś wiele dokumentów trzeba dołączać ręcznie do wniosków, choć część danych administracja mogłaby teoretycznie pozyskiwać samodzielnie.

Z punktu widzenia praktyki oznaczałoby to mniej załączników, mniej pośrednich pism i mniej sytuacji, w których urząd prosi stronę o dostarczenie informacji, które inny urząd już posiada. To właśnie ten obieg dokumentów tworzy dziś dodatkowe opóźnienia.

Czy cyfryzacja może odciążyć także cudzoziemców?

Tak, i to bardzo konkretnie. W materiale zwrócono uwagę na kolejki w urzędach wojewódzkich i problemy z rezerwacją terminów. W części przypadków zdobycie wizyty bywa bardzo trudne, a cudzoziemcy ustawiają się w kolejkach nawet nad ranem.

Pełniejsza elektronizacja procedur mogłaby ograniczyć potrzebę osobistego stawiennictwa i po prostu skrócić czas poświęcany na formalności.

Jakie rozwiązania mają wspierać integrację cudzoziemców?

Planowane zmiany mają nie tylko ułatwiać formalności, ale także wspierać integrację cudzoziemców w Polsce. Celem ma być z jednej strony ułatwienie im funkcjonowania, a z drugiej ograniczenie odpływu do państw Europy Zachodniej.

W powiatowych urzędach pracy mają pojawić się punkty informacyjne, w których cudzoziemcy będą mogli uzyskać informacje i wsparcie prawne, również w zakresie podatków i ubezpieczeń społecznych. Z założenia lepiej poinformowany cudzoziemiec ma być mniej narażony na oszustwa i nadużycia.

Drugim obszarem ma być język. W materiale wskazano, że na pracodawców mają zostać w pewnym stopniu przerzucone obowiązki związane z organizacją nauki języka polskiego. Logika tego rozwiązania jest prosta. Osoba, która nauczy się języka i zwiąże się z miejscem pracy, ma być mniej skłonna do dalszej migracji.

Dlaczego te zmiany są ważne dla rynku pracy w Polsce?

Rozmowa mocno osadza temat w realiach rynku pracy. Wskazano, że udział cudzoziemców wśród osób ubezpieczonych w ZUS wzrósł na przestrzeni lat z około 1 procenta do 7 procent, a w dalszej perspektywie może dojść do 10 procent. Oznacza to, że cudzoziemcy stają się trwałym elementem polskiego rynku pracy, a nie jedynie rozwiązaniem doraźnym.

Padła też informacja, że w grudniu 2024 roku poziom bezrobocia w Polsce był najniższy w historii pomiarów prowadzonych od 1990 roku. W takim otoczeniu uproszczenie procedur związanych z zatrudnianiem cudzoziemców staje się dla wielu firm nie wygodą, ale warunkiem utrzymania zdolności operacyjnej.

Zmienia się też struktura pochodzenia pracowników

W materiale zwrócono uwagę, że maleje udział obywateli Ukrainy wśród wszystkich cudzoziemców pracujących w Polsce, a jednocześnie rośnie zainteresowanie pracą w Polsce ze strony osób z innych kierunków. Wspomniano między innymi o Indiach, Filipinach, Malezji, Wietnamie oraz o coraz większej obecności obywateli państw Ameryki Południowej, w tym Kolumbii.

To oznacza, że pracodawcy coraz częściej muszą myśleć nie tylko o samej rekrutacji, ale również o dopasowaniu kierunków pozyskiwania pracowników do realiów formalnych i integracyjnych.

Na co zwracać uwagę przy wyborze kierunku rekrutacji

W końcowej części rozmowy pojawia się praktyczna uwaga. Przy planowaniu zatrudnienia cudzoziemców warto brać pod uwagę nie tylko dostępność kandydatów, ale też to, z jakiego kraju pochodzą i jakie wiążą się z tym ułatwienia lub ograniczenia.

Znaczenie ruchu bezwizowego

Szczególnie istotny może być ruch bezwizowy. Jeśli Polska ma z danym państwem odpowiednią umowę, a cudzoziemiec posiada paszport biometryczny, może wjechać do Polski bez wizy i legalnie przebywać tutaj przez 90 dni w ciągu kolejnych 180 dni.

Z materiału wynika, że to duże ułatwienie zarówno dla samego cudzoziemca, jak i dla pracodawcy. Taka osoba może przyjechać do Polski bez wielomiesięcznego oczekiwania na wizę, znaleźć pracodawcę, zorganizować podstawy pobytu i złożyć wniosek o jednolite zezwolenie na pobyt czasowy i pracę. Jeśli zrobi to w czasie legalnego pobytu, to od momentu złożenia wniosku jej pobyt pozostaje legalny nawet wtedy, gdy sama procedura trwa długo.

Karta Polaka jako dodatkowa ścieżka

W rozmowie wskazano też, że część obywateli państw Ameryki Południowej posiada Kartę Polaka albo mogłaby stosunkowo łatwo o nią wystąpić ze względu na historyczne migracje Polaków do tych regionów. To również może mieć znaczenie przy planowaniu kierunków rekrutacji, ponieważ wpływa na ścieżkę pobytową i dalsze formalności.

Co z tego wynika dla pracodawców?

Najważniejszy wniosek z materiału jest dość prosty. Planowane zmiany nie sprowadzają się ani wyłącznie do zaostrzenia przepisów, ani wyłącznie do ich uproszczenia. Oba kierunki mają działać równolegle.

Pracodawcy mogą zyskać na elektronizacji, likwidacji części zbędnych procedur i lepszej organizacji postępowań. Jednocześnie jednak nadal będą ponosić szeroką odpowiedzialność za to, czy cudzoziemiec przebywa i pracuje w Polsce legalnie, oraz czy rzeczywiste warunki zatrudnienia odpowiadają dokumentom.

W praktyce oznacza to potrzebę większej uważności na bieżącą kontrolę dokumentów, warunków zatrudnienia i zmian w statusie pobytowym pracowników. Właśnie na tym poziomie najłatwiej dziś o błędy, które nie wynikają z intencji obejścia prawa, lecz z niedopilnowania szczegółów.