Od 1 czerwca 2025 roku weszły w życie kolejne zmiany dotyczące zatrudniania cudzoziemców w Polsce. Jednym z najczęściej omawianych wątków jest cyfryzacja procedur, ale w praktyce warto ten temat uporządkować, bo nie wszystko zostało zinformatyzowane w takim samym stopniu.
Dla pracodawców najważniejsze jest dziś to, jakie dokumenty trzeba składać elektronicznie, kiedy nie ma już miejsca na papierowy obieg i jak podejść do nowego obowiązku przesyłania umowy przed rozpoczęciem pracy. To właśnie te kwestie najbardziej wpływają na codzienną organizację procesu zatrudnienia.
Czy mamy już pełną cyfryzację procedur?
Nie całkiem. Założeniem zmian było przyspieszenie procedur, ale pełna elektronizacja nadal nie objęła wszystkich spraw związanych z pobytem i pracą cudzoziemców.
Wciąż nie można mówić o całkowicie cyfrowym składaniu wniosków o jednolite zezwolenie na pobyt czasowy i pracę oraz o inne zezwolenia pobytowe. Natomiast w obszarze, który z perspektywy pracodawcy jest kluczowy przy samym powierzaniu pracy, elektronizacja poszła wyraźnie dalej.
Dotyczy to przede wszystkim takich spraw jak:
- wniosek o zezwolenie na pracę
- wpis oświadczenia do ewidencji oświadczeń
- powiadomienie o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy
W tych obszarach elektroniczne składanie dokumentów już wcześniej było szeroko stosowane, ale od czerwca 2025 zmienił się sposób traktowania części załączników.
Co konkretnie zmieniło się w składaniu dokumentów?
Najważniejsza zmiana polega na tym, że wcześniej w części spraw można było wysłać elektroniczny wniosek, dołączyć skan dokumentu, a następnie dosłać do urzędu papierowy oryginał z własnoręcznym podpisem. Teraz ustawodawca mocniej przesunął cały proces w stronę dokumentów podpisywanych elektronicznie.
W praktyce oznacza to, że tam, gdzie wcześniej funkcjonował model mieszany, czyli wniosek online i oryginał pocztą, dziś coraz częściej wymagany jest podpis elektroniczny już na etapie samego dokumentu.
Które dokumenty muszą być podpisane elektronicznie?
Z rozmowy wynika, że dotyczy to przede wszystkim dokumentów, które podpisuje pracodawca. Przykładem są oświadczenia o niekaralności pracodawcy składane przy zezwoleniach i oświadczeniach. Wcześniej można było załączyć skan i dosłać oryginał pocztą, obecnie dokument powinien być złożony z podpisem elektronicznym.
Tak samo wygląda sytuacja z pełnomocnictwami. Do tej pory często załączano skan, a oryginał trafiał do urzędu później. Obecnie pełnomocnictwa również powinny być podpisane elektronicznie.
To ważna zmiana organizacyjna, bo w praktyce wymusza na pracodawcach posiadanie podpisu elektronicznego.
Czy wszystkie dokumenty da się w pełni zdigitalizować?
Tu pojawia się praktyczny problem. Nie każdy dokument łatwo wpisać w model całkowicie elektroniczny. W rozmowie zwrócono uwagę na dokumenty, które wcześniej były poświadczane za zgodność z oryginałem i następnie wysyłane do urzędu. Gdyby podejść do nowych zasad bardzo rygorystycznie, również one powinny być podpisane elektronicznie.
To jednak prowadzi do sytuacji, w której także pracownik musiałby dysponować podpisem elektronicznym, aby podpisać dokument, na przykład umowę. A to nie zawsze jest realne.
Właśnie dlatego obecna cyfryzacja jest określana raczej jako częściowa niż pełna.
Jakie dokumenty można nadal składać jako skan?
Nie wszystkie załączniki wymagają kwalifikowanego podpisu elektronicznego. W materiale wyraźnie wskazano, że nadal dopuszczalne jest składanie niektórych dokumentów w formie skanu.
Przykładem jest skan pierwszej strony paszportu cudzoziemca. W przypadku powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy zakres dokumentów jest zresztą dość ograniczony, co sprawia, że ta procedura jest stosunkowo prosta od strony technicznej.
Jednocześnie podkreślono, że pracodawcy nie powinni już dostarczać dokumentów do urzędu w formie papierowej, jeśli sprawa dotyczy zezwoleń na pracę albo oświadczeń o powierzeniu pracy. Dokumenty powinny być załączane elektronicznie, a tam, gdzie wymagają tego przepisy, z odpowiednim podpisem.
Nowy obowiązek przesyłania umowy przed rozpoczęciem pracy
Jedna z najważniejszych zmian praktycznych dotyczy samej umowy z cudzoziemcem. Od czerwca pojawił się obowiązek złożenia jej przed rozpoczęciem wykonywania pracy przez pracownika.
To nie jest drobna formalność, bo wpływa na sposób planowania całego procesu zatrudnienia. Pracodawca nie może już potraktować przesłania umowy jako czynności wykonywanej po fakcie, kiedy dokumenty zostaną uporządkowane administracyjnie.
Kiedy trzeba wysłać umowę?
Kluczowa jest data rozpoczęcia pracy wskazana w umowie, a nie sama data jej podpisania. Zgodnie z omówioną praktyką można zawrzeć umowę wcześniej i wskazać w niej późniejszą datę rozpoczęcia pracy. Przykładowo umowa może zostać podpisana 1 września, a praca ma ruszyć 7 września.
W takim układzie nie ma problemu organizacyjnego, bo dokument można spokojnie zeskanować i przesłać do urzędu przed dniem rozpoczęcia pracy.
Trudniej jest wtedy, gdy data podpisania umowy i data rozpoczęcia pracy są takie same. To częsta sytuacja w praktyce wielu firm. Wtedy pracodawca musi podpisać umowę, zeskanować ją i niezwłocznie przesłać przez system jeszcze przed faktycznym rozpoczęciem pracy.
Technicznie jest to możliwe, ale przy dużej skali zatrudnienia może powodować trudności organizacyjne.
Jak technicznie zgłasza się umowę?
Zgłoszenie odbywa się wyłącznie przez system Praca.gov. W materiale wskazano, że jest tam przewidziana specjalna zakładka do tego celu.
Sama czynność ma być prosta i szybka. Zajmuje około trzech minut i nie wymaga dużego zaangażowania technicznego. Zgłoszenie podpisuje osoba składająca dokument przez ePUAP, niezależnie od tego, czy działa pracodawca, czy pełnomocnik.
Ważne jest też to, że nie ma obowiązku dosyłania papierowego oryginału umowy pocztą. Zgłoszenie odbywa się wyłącznie elektronicznie.
Czy umowa musi być podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym?
W rozmowie pojawił się praktyczny spór interpretacyjny, czy przesyłana umowa powinna być tylko skanem, czy dokumentem podpisanym elektronicznie. Ostatecznie wskazano, że obecnie składany jest skan umowy przez system.
To rozwiązanie wydaje się najbardziej praktyczne, bo trudno byłoby oczekiwać, że wszyscy cudzoziemcy, w tym obywatele Ukrainy, będą dysponowali kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Dodatkowo zaznaczono, że umowy o pracę nie można podpisać przez ePUAP. Jeśli miałaby być podpisywana elektronicznie, musiałby to być podpis kwalifikowany.
W jakim języku powinna być przygotowana umowa?
Nowe wymogi dotyczą nie tylko momentu przekazania umowy, ale także jej języka. Umowa powinna być sporządzona w języku zrozumiałym dla cudzoziemca.
W praktyce najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest wersja dwujęzyczna, na przykład polska i równolegle druga wersja językowa w układzie obok siebie. Z rozmowy wynika, że wielu pracodawców już wcześniej stosowało takie podejście, więc dla części firm nie będzie to nowość, lecz raczej potwierdzenie dobrej praktyki.
Obowiązek informowania o prawie do zrzeszania się
Po zmianach pracodawca ma także obowiązek poinformować pracownika, w tym cudzoziemca, o prawie do zrzeszania się w związkach zawodowych.
Sam obowiązek nie został w rozmowie przedstawiony jako szczególnie skomplikowany, ale pojawiają się wątpliwości interpretacyjne. Nie jest do końca doprecyzowane, czy dotyczy on wyłącznie nowo zatrudnianych osób, czy również tych cudzoziemców, którzy już pracują.
Na razie przyjmuje się, że obowiązek odnosi się do nowo zatrudnionych pracowników, ale nadal oczekiwane są wytyczne, które mogłyby to jednoznacznie rozstrzygnąć.
Czy trzeba zgłaszać ten fakt do urzędu?
Nie. Nie ma obowiązku przekazywania do urzędu potwierdzenia, że cudzoziemiec został poinformowany o prawie do zrzeszania się. Nie trzeba więc dołączać dodatkowego dokumentu analogicznie do kopii umowy.
Jednocześnie zaznaczono, że taki obowiązek może być weryfikowany w razie kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.
Czy cyfryzacja naprawdę przyspieszyła procedury?
Na ten moment jeszcze nie widać wyraźnego przyspieszenia w wydawaniu zezwoleń na pracę. W rozmowie padło, że nadal trwa to zwykle od dwóch do czterech miesięcy.
Trzeba jednak pamiętać, że zmiany obowiązują od czerwca 2025 roku, a rozmowa odnosi się do początku września, więc od wejścia nowych przepisów minęło jeszcze stosunkowo niewiele czasu. To za mało, by jednoznacznie ocenić długofalowy efekt reformy.
Gdzie cyfryzacja już dziś daje realne ułatwienie?
Pozytywnie oceniono przede wszystkim te procedury, które są proste i powtarzalne. Dobrym przykładem jest powiadomienie o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy. Skoro można załatwić je z biurka w kilkanaście minut, to dla pracodawcy jest to realne ułatwienie.
Podobnie oceniono procedurę dotyczącą oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy obywatelom Białorusi, Armenii, Mołdawii i Gruzji. Elektroniczna obsługa takich spraw jest po prostu wygodniejsza niż model papierowy.
Gdzie problem nadal pozostaje poważny?
Największe nadzieje wiązane są z przyszłym usprawnieniem procedur dotyczących jednolitego zezwolenia na pobyt czasowy i pracę. W tym obszarze terminy są nadal bardzo długie i według przywołanej rozmowy wynoszą obecnie od 8 do 12 miesięcy.
Wskazano też na praktyczne problemy organizacyjne po stronie urzędów, w tym zalegającą korespondencję i braki kadrowe. Właśnie tego typu trudności miała częściowo ograniczyć elektronizacja, ale na razie nie widać jeszcze pełnego efektu.
Długie procedury uderzają zarówno w pracodawców, jak i w cudzoziemców. W rozmowie zwrócono uwagę, że mogą one utrudniać legalne podjęcie pracy i pośrednio wpływać na powiększanie się szarej strefy zatrudnienia.
Co dziś powinien uporządkować pracodawca?
Z praktycznego punktu widzenia najważniejsze jest dopilnowanie kilku elementów organizacyjnych. Po pierwsze, trzeba założyć, że część dokumentów wymaga już podpisu elektronicznego i nie będzie można uzupełnić tego później papierowym oryginałem. Po drugie, trzeba w proces zatrudnienia wbudować moment przesłania umowy przed rozpoczęciem pracy. Po trzecie, warto zadbać o to, aby umowa była przygotowana w języku zrozumiałym dla cudzoziemca.
To właśnie te kwestie, a nie same hasła o cyfryzacji, mają dziś największe znaczenie w codziennej pracy działów HR i osób odpowiedzialnych za legalizację zatrudnienia.
Podsumowanie najważniejszych zmian
Cyfryzacja procedur zatrudniania cudzoziemców po 1 czerwca 2025 roku nie oznacza jeszcze pełnej elektronizacji wszystkich spraw, ale wyraźnie zmienia praktykę działania pracodawców. Najistotniejsze nowości dotyczą elektronicznego podpisywania części dokumentów, rezygnacji z papierowego dosyłania oryginałów w wielu sprawach oraz obowiązku przesyłania umowy przed rozpoczęciem pracy.
Na razie trudno mówić o przełomie w czasie oczekiwania na decyzje urzędów, ale już dziś widać, że firmy muszą lepiej poukładać proces obiegu dokumentów. Właśnie od tego zależy, czy nowe obowiązki będą tylko dodatkową formalnością, czy rzeczywiście uda się je obsłużyć sprawnie i bez ryzyka błędów.
