Zmiany w zatrudnianiu cudzoziemców, które weszły w życie w 2025 roku, mają duże znaczenie dla pracodawców, działów HR, agencji zatrudnienia i firm korzystających z pracy obcokrajowców. Część nowych rozwiązań porządkuje procedury, ale część w praktyce podnosi poziom formalności i ogranicza pulę kandydatów dostępnych na rynku.
W tym artykule zbieramy najważniejsze zasady, które wynikają z omówionych zmian. Skupiamy się na tym, co realnie wpływa na proces legalnego zatrudniania cudzoziemców w Polsce i gdzie najłatwiej o błąd.
Od kiedy obowiązują zmiany i czego dotyczą
W materiale wskazano dwie istotne daty związane ze zmianami w 2025 roku. Kluczowy moment to 1 czerwca 2025 roku, kiedy weszły w życie najważniejsze nowe przepisy dotyczące zatrudniania cudzoziemców. Dodatkowo później zaczęły obowiązywać także rozporządzenia powiązane z tymi zmianami.
Zakres nowelizacji jest szeroki. Obejmuje między innymi cyfryzację procedur, likwidację testu rynku pracy, szybszą ścieżkę dla wybranych wniosków, nowe podstawy odmowy zezwoleń, zasady delegowania pracowników z zagranicy, ograniczenia dotyczące wiz i celu wjazdu, obowiązki informacyjne pracodawców, zmiany w oświadczeniach o powierzeniu pracy oraz nowe wymogi dla agencji zatrudnienia.
Co zmieniło się w procedurach zatrudniania cudzoziemców?
Pełna cyfryzacja postępowań
Jedna z najbardziej praktycznych zmian dotyczy sposobu prowadzenia spraw związanych z legalizacją zatrudnienia. Obecnie nie tylko same wnioski o zezwolenie na pracę czy rejestrację oświadczenia o powierzeniu pracy składa się elektronicznie. W tej samej formule przekazywane są także załączniki, uzupełnienia i dalsza korespondencja.
Z punktu widzenia pracodawcy oznacza to pełne przeniesienie procesu do kanału online. W materiale ta zmiana została oceniona pozytywnie, ponieważ upraszcza obieg dokumentów i porządkuje formalności.
Likwidacja testu rynku pracy
Istotna zmiana dla firm zatrudniających cudzoziemców na podstawie zezwoleń na pracę to likwidacja testu rynku pracy. Wcześniej, w przypadku większości stanowisk, pracodawca musiał najpierw uzyskać informację starosty o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych lokalnie.
W praktyce oznaczało to konieczność zgłoszenia oferty pracy, przeprowadzenia formalnej procedury i dopiero później możliwość ubiegania się o zezwolenie na pracę dla cudzoziemca. Według materiału była to formalność, która często wydłużała i komplikowała proces zatrudnienia. Jej usunięcie upraszcza więc ścieżkę legalizacji pracy.
Fast track dla wybranych wniosków
Nowe przepisy wprowadziły także szybszą ścieżkę rozpatrywania części spraw. Priorytet otrzymują przede wszystkim wnioski składane przez firmy o znaczeniu strategicznym dla gospodarki, wskazane na opublikowanej liście.
Szybciej mają być rozpatrywane również wnioski dotyczące cudzoziemców, którzy kontynuują pracę u dotychczasowych pracodawców. Z perspektywy objętych tym rozwiązaniem firm to ułatwienie. Jednocześnie materiał zwraca uwagę na praktyczny skutek uboczny. Jeśli część spraw dostaje priorytet, pozostałe mogą być rozpatrywane dłużej.
Kiedy urząd może odmówić wydania zezwolenia na pracę?
Jedna z ważniejszych zmian dotyczy rozszerzenia katalogu przesłanek odmowy wydania zezwolenia na pracę. To obszar, który dla pracodawcy ma bardzo konkretne znaczenie, bo błędy lub nieprawidłowości z przeszłości mogą dziś wpływać na bieżące postępowanie.
W materiale wskazano następujące przypadki, które mogą prowadzić do odmowy:
- cudzoziemiec wcześniej nie podjął pracy mimo przyjazdu do Polski
- pracodawca utrudniał w przeszłości kontrolę legalności zatrudnienia cudzoziemców
- firma nie odprowadzała składek i podatków
- cudzoziemiec ma pracować na rzecz podmiotu trzeciego, nie będąc pracownikiem tymczasowym
- planowany wymiar czasu pracy jest mniejszy niż 1/4 etatu
- rozpoczęcie pracy wskazano na termin późniejszy niż 12 miesięcy od dnia wydania zezwolenia
Szczególnie istotne jest to, że na etapie rozpatrywania wniosku badana jest sumienność w odprowadzaniu składek i podatków. Materiał wyraźnie podkreśla, że ten element zyskał większe znaczenie niż wcześniej.
Jakie są nowe zasady delegowania cudzoziemców do pracy w Polsce?
Zmiany objęły także sytuacje, w których cudzoziemiec jest delegowany do Polski przez firmę mającą siedzibę poza granicami kraju. W materiale wskazano kilka warunków, które muszą być spełnione.
Warunki po stronie pracownika i podmiotu delegującego
Cudzoziemiec musi być zatrudniony jeszcze przed rozpoczęciem delegowania. Dodatkowo musi mieć status pracownika. W materiale zaznaczono, że prawdopodobnie oznacza to wykluczenie innych form współpracy, takich jak umowy cywilnoprawne.
Wymóg powiązania kapitałowego
Między podmiotem zagranicznym delegującym pracownika a podmiotem w Polsce musi istnieć pionowe powiązanie kapitałowe. Oznacza to, że nie chodzi o dwa równoległe podmioty z tym samym udziałowcem, ale o relację typu spółka matka i spółka córka.
Usługa eksportowa jako dodatkowy warunek
W materiale wskazano również, że firma powierzająca pracę cudzoziemcowi musi świadczyć usługę eksportową. To także ma być warunek uzyskania zezwolenia w przypadku delegowania.
Jakie wizy i tytuły pobytowe pozwalają dziś na pracę w Polsce?
To jedna z najważniejszych zmian praktycznych. Po nowelizacji ograniczono możliwość zatrudniania osób, które wjechały do strefy Schengen lub Unii Europejskiej na podstawie wizy wydanej przez inny kraj.
W materiale wyjaśniono, że wcześniej możliwa była sytuacja, w której cudzoziemiec przyjeżdżał do innego państwa, na przykład na podstawie wizy wydanej przez Litwę, a następnie przemieszczał się do Polski i tutaj podejmował legalną pracę. Po zmianach taka możliwość została wyłączona.
Obecnie pracę w Polsce można powierzyć cudzoziemcowi wtedy, gdy:
- wjechał do Polski w ramach ruchu bezwizowego
- wjechał do Polski na podstawie wizy wydanej przez polski konsulat
W materiale podkreślono, że ta zmiana ogranicza pulę kandydatów dostępnych już na rynku europejskim. Z drugiej strony ma porządkować sytuacje, w których dochodziło do swobodnego przemieszczania się między krajami Schengen w celu podejmowania pracy.
Jakie nowe obowiązki ma pracodawca przed rozpoczęciem pracy cudzoziemca?
Jedna z nowych zasad dotyczy dokumentów przekazywanych do urzędu jeszcze przed rozpoczęciem pracy. Pracodawca, który występuje o zezwolenie na pracę, musi przesłać przez system elektroniczny kopię umowy zawartej z cudzoziemcem.
W materiale wskazano, że odbywa się to przez portal praca.gov.pl. To obowiązek, o którym trzeba pamiętać na etapie finalizacji zatrudnienia, a nie dopiero po rozpoczęciu pracy.
Jak działają oświadczenia o powierzeniu pracy po zmianach?
Procedura oświadczeniowa nadal funkcjonuje, ale została doprecyzowana i częściowo ograniczona.
Jakie kraje obejmuje procedura oświadczeń?
Zgodnie z materiałem oświadczenia o powierzeniu pracy dotyczą obecnie obywateli:
- Ukrainy
- Białorusi
- Armenii
- Mołdawii
Z tej listy usunięto obywateli Gruzji. W ich przypadku, według materiału, zatrudnienie możliwe jest już wyłącznie na podstawie zezwolenia na pracę wydawanego przez wojewodę.
Jakie terminy informacyjne obowiązują pracodawcę?
Przy zatrudnieniu na podstawie oświadczenia pracodawca ma obowiązek poinformować urząd:
- w ciągu 7 dni o podjęciu pracy przez cudzoziemca
- w ciągu 14 dni o niepodjęciu pracy
- o zakończeniu pracy przed datą wskazaną w oświadczeniu jako końcowa data współpracy
To obowiązki stricte terminowe, więc ich niedopilnowanie może oznaczać problemy formalne nawet wtedy, gdy samo zatrudnienie było zaplanowane poprawnie.
Jakie obowiązki informacyjne dotyczą zezwoleń na pracę?
Poza procedurą oświadczeń materiał omawia też obowiązki związane z klasycznym zezwoleniem na pracę. W tym przypadku do urzędu należy przekazywać informacje o określonych zdarzeniach dotyczących wykonywania pracy przez cudzoziemca.
Chodzi o:
- niepodjęcie pracy w ciągu 2 miesięcy od daty wskazanej w zezwoleniu
- przerwanie pracy na okres dłuższy niż 2 miesiące
- zakończenie pracy wcześniej, jeśli nastąpiło to ponad 2 miesiące przed terminem wskazanym w zezwoleniu
Te obowiązki nie są nowe jako idea, ale ich prawidłowa obsługa nadal ma istotne znaczenie praktyczne dla legalności zatrudnienia i porządku dokumentacyjnego.
Co zmieniło się przy zezwoleniach na pobyt i pracę?
Zmiany objęły również postępowania o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy i pracę. Choć stroną takiego postępowania jest cudzoziemiec, materiał wyraźnie pokazuje, że po stronie pracodawcy pojawiły się dodatkowe obowiązki.
Obowiązek zgłoszenia przerwania współpracy
Pracodawca musi w ciągu 15 dni przekazać informację o przerwaniu współpracy z cudzoziemcem. W materiale zaznaczono, że wcześniej taki obowiązek obciążał wyłącznie samego cudzoziemca.
Obowiązek zgłaszania zmian dotyczących zatrudnienia
Ten sam 15 dniowy termin dotyczy także zgłaszania innych zmian, w tym:
- zmian dotyczących pracodawcy lub pracodawcy użytkownika
- zmiany rodzaju umowy, na przykład z umowy zlecenia na umowę o pracę
- zmiany nazwy stanowiska pracy
To ważna zmiana z punktu widzenia działów HR i firm zarządzających większą liczbą pracowników z zagranicy. Nawet pozornie techniczne zmiany w warunkach zatrudnienia wymagają dziś pilnowania terminów informacyjnych.
Kiedy urząd odmówi wszczęcia postępowania pobytowego?
Materiał wskazuje też istotne ograniczenie dotyczące celu wjazdu do Polski. Obecnie urząd odmawia wszczęcia postępowania w sprawie zezwolenia na pobyt czasowy i pracę, jeśli cudzoziemiec wjechał do Polski w celu innym niż praca.
W praktyce oznacza to, że jeśli ktoś przyjechał na przykład w celu turystycznym, edukacyjnym lub związanym z leczeniem, nie może już skorzystać z tej ścieżki tak jak wcześniej. Według materiału wniosek o pobyt i pracę można obecnie złożyć wtedy, gdy cudzoziemiec wjechał do Polski:
- na podstawie wizy wydanej w celu wykonywania pracy
- na podstawie ruchu bezwizowego również w celu wykonywania pracy
Podobnie jak przy zasadach dostępu do rynku pracy, również tutaj skutkiem jest zawężenie grupy dostępnych kandydatów.
Co zmieniło się dla agencji zatrudnienia?
Zmiany dotknęły także agencje zatrudnienia. W materiale wskazano dwa najważniejsze elementy.
Po pierwsze wzrósł koszt uzyskania wpisu do Krajowego Rejestru Agencji Zatrudnienia. Po drugie agencja musi posiadać aktywny wpis przez co najmniej 2 lata, aby móc zatrudniać cudzoziemców, na przykład jako pracowników tymczasowych.
Według materiału to rozwiązanie ma porządkować rynek i wpływać na jakość praktyk stosowanych przez agencje pracy.
Jakie dodatkowe zmiany weszły w życie później?
Materiał wskazuje także na trzy rozporządzenia, które weszły w życie później i są istotne dla pracodawców.
Wyższe opłaty za wnioski
Najbardziej odczuwalna dla wielu firm jest podwyżka opłat za wnioski dotyczące zezwoleń na pracę i oświadczeń o powierzeniu pracy. Zgodnie z materiałem opłata wzrosła czterokrotnie w stosunku do wcześniejszego poziomu 100 zł.
Autor materiału ocenia tę zmianę raczej negatywnie, wskazując, że podnosi koszt zatrudniania cudzoziemców, a jednocześnie nie musi realnie eliminować nieprawidłowości na rynku.
Koniec procedury oświadczeniowej dla obywateli Gruzji
Jak już wspomniano wcześniej, obywatele Gruzji zostali usunięci z katalogu państw objętych procedurą oświadczeniową. To szczególnie ważne dla tych pracodawców, którzy wcześniej w większym stopniu opierali zatrudnienie na tej grupie kandydatów.
Przypadki pracy bez zezwolenia i bez oświadczenia
W materiale wspomniano również o rozporządzeniu określającym sytuacje, w których cudzoziemiec może pracować bez zezwolenia na pracę i bez oświadczenia o powierzeniu pracy. Jednocześnie zaznaczono, że katalog takich przypadków jest dość szeroki, ale dotyczy raczej sytuacji specyficznych i mniej typowych z perspektywy standardowego zatrudniania w firmach.
Co te zmiany oznaczają w praktyce dla pracodawcy?
Z perspektywy firmy najważniejszy wniosek jest prosty. Zatrudnianie cudzoziemców w Polsce w 2025 roku stało się bardziej uporządkowane proceduralnie, ale jednocześnie bardziej wymagające pod względem formalnym i organizacyjnym.
Na plus można zaliczyć cyfryzację i likwidację testu rynku pracy. Ułatwiają one prowadzenie spraw i skracają część etapów. Z drugiej strony doszły nowe obowiązki informacyjne, szerszy katalog podstaw odmowy, ograniczenia dotyczące wiz i celu wjazdu, a także wyższe koszty części procedur.
Dla pracodawcy oznacza to przede wszystkim potrzebę większej dokładności. Znaczenie ma już nie tylko samo uzyskanie odpowiedniego dokumentu, ale też historia zatrudnienia, sposób rozliczeń publicznoprawnych, poprawne dobranie podstawy pobytowej i terminowe raportowanie zmian do urzędów.
Podsumowanie najważniejszych zasad
Najważniejsze zmiany od 1 czerwca 2025 roku to pełna cyfryzacja procedur, likwidacja testu rynku pracy, wprowadzenie fast track dla wybranych wniosków, rozszerzenie katalogu podstaw odmowy zezwoleń, nowe warunki delegowania, ograniczenie możliwości pracy na podstawie wiz wydanych przez inne państwa, nowe obowiązki informacyjne pracodawców oraz zmiany w procedurze oświadczeń.
Dodatkowo zmieniły się zasady dotyczące pobytu i pracy, działalności agencji zatrudnienia oraz kosztów składania wniosków. W praktyce oznacza to, że legalne zatrudnienie cudzoziemca wymaga dziś jeszcze dokładniejszego sprawdzenia nie tylko dokumentów pracownika, ale też całego trybu postępowania po stronie pracodawcy.
