Praca tymczasowa jest dla wielu firm sposobem na bardziej elastyczne planowanie zatrudnienia, zwłaszcza wtedy, gdy zapotrzebowanie na ludzi zmienia się sezonowo albo skokowo. Dotyczy to szczególnie produkcji, logistyki i handlu, gdzie liczba potrzebnych pracowników potrafi wyraźnie rosnąć w krótkim czasie.
W praktyce jedno z pierwszych pytań brzmi zwykle bardzo prosto: ile to kosztuje? Problem polega na tym, że rzetelna odpowiedź nie zaczyna się od cennika agencji, tylko od danych z Twojej firmy. Dopiero na tej podstawie da się policzyć realny koszt pracownika tymczasowego i zrozumieć, co naprawdę składa się na końcową stawkę.
Dlaczego agencja nie poda ceny od razu?
Najczęstsze oczekiwanie po stronie firm jest takie, że agencja powinna szybko podać konkretną stawkę za godzinę albo miesiąc pracy. Przy pracy tymczasowej to jednak nie działa w tak prosty sposób. Żeby przygotować wycenę, trzeba znać warunki obowiązujące na danym stanowisku w Twojej organizacji.
Wynika to z zasad zatrudniania pracowników tymczasowych. Kluczowe znaczenie ma tu to, że pracownik tymczasowy powinien być traktowany równorzędnie względem pracowników własnych zatrudnionych na tym samym stanowisku. Oznacza to, że punkt wyjścia do kalkulacji stanowi wynagrodzenie, które już funkcjonuje w firmie klienta.
Jeśli więc agencja nie zna stawek obowiązujących u pracodawcy użytkownika, nie jest w stanie przygotować wiarygodnej wyceny. Może co najwyżej podać bardzo ogólny zakres, ale nie będzie to cena, na której da się bezpiecznie oprzeć decyzję.
Jak działa model pracy tymczasowej?
Praca tymczasowa opiera się na współpracy trójstronnej. Występują w niej trzy podmioty: agencja pracy tymczasowej, pracownik tymczasowy oraz pracodawca użytkownik, czyli firma, która korzysta z pracy tej osoby na co dzień.
To ważne, bo koszt usługi nie jest wyłącznie kosztem samej rekrutacji. W tej formule trzeba uwzględnić zarówno warunki zatrudnienia pracownika, jak i sposób rozliczania usługi przez agencję. Zasady tego modelu reguluje ustawa o zatrudnianiu pracowników tymczasowych i to właśnie ona w dużej mierze wpływa na sposób kalkulacji ceny.
Od czego zaczyna się wycena pracy tymczasowej?
Pierwszym i najważniejszym elementem jest wynagrodzenie pracownika na danym stanowisku. Nie chodzi tylko o samą kwotę brutto, ale o całość kosztu zatrudnienia, który powstaje po doliczeniu obowiązkowych obciążeń.
To właśnie ten koszt stanowi największą część finalnej ceny usługi. Jednocześnie jest bazą, od której później liczony jest narzut agencji. Dlatego bez ustalenia wynagrodzenia obowiązującego w Twojej firmie nie da się przejść do następnych etapów kalkulacji.
Jakie elementy składają się na koszt pracownika tymczasowego?
Wynagrodzenie brutto oraz obciążenia pracodawcy
Podstawą jest wynagrodzenie brutto pracownika tymczasowego. Do tego dochodzą koszty związane ze składkami ZUS i zaliczkami podatkowymi, które tworzą całkowity koszt zatrudnienia.
To najważniejszy składnik ceny, bo ma największy udział w koszcie końcowym. W praktyce to właśnie od tej kwoty zaczyna się każda sensowna kalkulacja.
Rodzaj umowy i jego wpływ na cenę
Pracownik tymczasowy może być zatrudniony na podstawie umowy o pracę tymczasową albo skierowany do pracy na podstawie umowy cywilnoprawnej. To rozróżnienie ma znaczenie dla kosztu usługi.
W przypadku umowy o pracę tymczasową pojawiają się między innymi koszty urlopów oraz koszty związane ze zwolnieniami lekarskimi. Zasady ich rozliczania wynikają z przepisów i wpływają na końcową cenę po stronie pracodawcy użytkownika. To, jaki typ umowy będzie właściwy, wiąże się także z tym, jak dziś powierzana jest praca na analogicznych stanowiskach w Twojej firmie.
Koszty dodatkowe, które mogą pojawić się w wycenie
Poza podstawowym kosztem zatrudnienia mogą dojść także inne elementy, zależnie od realiów stanowiska i organizacji pracy.
Do takich kosztów mogą należeć:
- zakwaterowanie
- dowóz do pracy
- odzież robocza
- benefity dostępne dla pracowników na danym stanowisku
Zakwaterowanie szczególnie często pojawia się przy zatrudnianiu cudzoziemców. Taki koszt może być pokrywany przez pracownika, współdzielony albo w całości wzięty na siebie przez pracodawcę użytkownika.
Dowóz do pracy staje się istotny zwłaszcza wtedy, gdy zakład znajduje się poza większymi ośrodkami miejskimi albo gdy pracowników trzeba ściągać z dalszych miejscowości. Podobnie jak przy zakwaterowaniu, koszt może być rozłożony różnie, zależnie od przyjętych ustaleń.
Odzież robocza także bywa częścią rozliczenia. Jeśli zapewnia ją agencja, to taki wydatek musi zostać uwzględniony w rozliczeniu z klientem, na przykład jako osobna refaktura albo jako element stawki usługi.
Do tego dochodzą benefity. Jeśli w firmie na danym stanowisku funkcjonują określone świadczenia, takie same udogodnienia powinny być oferowane również pracownikom tymczasowym zgodnie z zasadą równego traktowania. To także może podnosić końcowy koszt usługi.
Warto przy tym pamiętać, że nie są to koszty specyficzne tylko dla pracy tymczasowej. Gdyby pracownik był zatrudniony bezpośrednio, wiele z tych wydatków również pojawiłoby się po stronie firmy.
Czym jest narzut agencji i ile zwykle wynosi
Poza całkowitym kosztem zatrudnienia pracownika agencja dolicza swój narzut. To właśnie ten element stanowi jej wynagrodzenie za realizację usługi.
W materiale źródłowym wskazano, że narzut agencji zwykle mieści się w przedziale od 7 do 15 procent, zależnie od zakresu usługi i warunków realizacji. Nie liczy się go jednak od samej pensji brutto, ale od całkowitego kosztu zatrudnienia pracownika.
To ważne rozróżnienie, bo pozwala lepiej zrozumieć, skąd bierze się końcowa kwota na fakturze.
Od czego zależy wysokość narzutu?
Na wysokość narzutu wpływa kilka czynników. Jednym z nich jest region działania firmy. Tam, gdzie dostępność pracowników jest większa, ich pozyskanie bywa prostsze i tańsze. Tam, gdzie o ludzi jest trudniej, koszty rekrutacji rosną.
Znaczenie ma też charakter stanowiska i oczekiwane kompetencje. Im trudniej znaleźć odpowiednich kandydatów, tym większy wysiłek organizacyjny i rekrutacyjny po stronie agencji, a to może podnosić narzut.
Narzut nie wynika więc wyłącznie z polityki cenowej dostawcy. Jest także odbiciem tego, ile pracy i kosztów wymaga skuteczne dostarczenie pracowników do konkretnej firmy i na konkretne role.
Jak wygląda przykładowa kalkulacja?
W materiale pojawia się przykład oparty na minimalnej stawce godzinowej 31,40 zł brutto. Przy takim założeniu całkowity koszt jednej godziny pracy po stronie pracodawcy to około 36 zł z groszami.
Dopiero od tej kwoty liczony jest narzut agencji. Jeśli więc narzut wynosi od 7 do 15 procent, to właśnie ten przedział należy odnieść do pełnego kosztu zatrudnienia, a nie do samego wynagrodzenia brutto.
Ten przykład dobrze pokazuje najważniejszą zasadę: cena pracy tymczasowej nie jest pojedynczą stawką z katalogu, ale wynikiem konkretnej kalkulacji opartej na danych z firmy.
Czy najtańsza agencja naprawdę się opłaca?
Wycena pracy tymczasowej bardzo łatwo sprowadza się do porównania samych procentów i stawek. To jednak może prowadzić do mylnych wniosków. Niższa cena nie zawsze oznacza korzystniejszą usługę.
W materiale źródłowym wybrzmiewa prosta zasada: szybko, tanio, dobrze, wybierz dwa. W praktyce oznacza to, że bardzo niska cena często odbija się na jakości realizacji. Może chodzić o tempo pozyskania ludzi, ale też o coś ważniejszego, czyli o stabilność obsady i dopasowanie pracowników.
Tańsza agencja może mieć mniejsze możliwości ograniczania rotacji albo słabsze zasoby do prowadzenia skutecznej rekrutacji. To z kolei przekłada się na ryzyko problemów operacyjnych po stronie firmy korzystającej z usługi. Dlatego przy porównywaniu ofert warto patrzeć nie tylko na wysokość narzutu, ale też na to, co realnie stoi za tą ceną.
O co warto zapytać przed porównaniem ofert agencji
Zanim zaczniesz zestawiać propozycje od kilku dostawców, dobrze jest uporządkować własne dane. Bez tego nawet najdokładniejsza oferta może być tylko pozornie porównywalna.
Najważniejsze są przede wszystkim:
- stawki obowiązujące na stanowiskach, których dotyczy zapotrzebowanie
- forma współpracy stosowana dziś na tych stanowiskach
- ewentualne koszty dodatkowe, takie jak dojazd, zakwaterowanie czy odzież robocza
- benefity dostępne dla pracowników wykonujących tę samą pracę
Dopiero mając taki punkt wyjścia, można sensownie ocenić, z czego wynika cena i czy różnice między ofertami są realne, czy tylko pozorne.
Co z tej wyceny wynika w praktyce?
Koszt pracy tymczasowej zawsze trzeba rozumieć szerzej niż tylko jako stawkę podaną przez agencję. Na końcową cenę składa się przede wszystkim wynagrodzenie obowiązujące w Twojej firmie, pełny koszt zatrudnienia, rodzaj umowy, ewentualne koszty dodatkowe oraz narzut agencji.
Najważniejszy wniosek jest prosty. Jeśli chcesz realnie oszacować koszt pracy tymczasowej, zacznij od własnych danych płacowych i warunków zatrudnienia na konkretnym stanowisku. Dopiero wtedy wycena przestaje być zgadywaniem, a staje się narzędziem do podjęcia sensownej decyzji.
